Le véhicule de fonction est un véhicule mis à disposition d’un salarié qui peut en profiter à des fins professionnelles et personnelles. Utilisée dans la sphère privée, la voiture de fonction constitue alors un avantage en nature pris en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu et dans l’assiette de cotisations sociales. Alors, comment fonctionne concrètement cet avantage en nature ? Quelle est la différence avec le véhicule de service ? On fait le point dans cet article.
Véhicule de fonction VS véhicule de service : quelle est la différence ?
Il est important de bien différencier le véhicule de service de celui de fonction. Alors que le véhicule de service est mis à disposition du salarié uniquement pour un usage professionnel, la voiture de fonction peut être utilisée également dans la sphère privée. Il s’agit d’une mise à disposition permanente d’un véhicule qui peut être exploité en dehors du temps de travail, durant les jours fériés et les week-ends. Le véhicule de fonction participe à la stratégie de rémunération globale du salarié. D’ailleurs, tout salarié peut bénéficier d’un véhicule de fonction. C’est l’employeur qui décide, même si certaines professions s’y prêtent davantage. C’est le cas des livreurs, des techniciens et des commerciaux. La grande différence entre le véhicule de service et le véhicule de fonction réside également dans le fait que la voiture de fonction étant utilisée à des fins personnelles, elle constitue un avantage en nature qui sera évalué soit sur la base d’un forfait, soit sur la base des dépenses réellement engagées.
Véhicule de fonction : calcul de l’avantage en nature à déclarer
Pour calculer cet avantage en nature, l’employeur a le choix entre deux méthodes. Mais attention, il est important de comprendre la notion d’avantage en nature avant toute chose.
Notion d’avantage en nature
Le prêt d’un véhicule de fonction constitue généralement un avantage en nature, sauf dans quelques situations bien spécifiques. En effet, il n’y a pas d’avantage en nature si :
- Le salarié rend le véhicule chaque week-end, jour férié et période de congés
- Les trajets entre le domicile et le travail constituent le prolongement des déplacements professionnels
- Pour les véhicules utilitaires, il est mis à disposition uniquement pour des déplacements professionnels et l’employeur l’a mis par écrit (règlement intérieur, note de service, …)
- Le salarié paie une contribution financière (ex. retenue sur salaire) et que celle-ci est supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature (si elle est inférieure, alors l’avantage en nature est égal à la différence).
Calcul sur la base des dépenses réellement engagées
Pour appliquer cette méthode de calcul, il existe une équation :
Valeur réelle du véhicule acheté = coût global annuel du véhicule x (kilomètre parcouru par le salarié en usage personnel / kilométrage total à l’année) + frais de carburant pour l’usage privé.
Dans le cas où l’employeur est propriétaire du véhicule, alors :
Le coût global = montant de l’amortissement du véhicule (TTC) sur 5 ans (soit 20 % par an ou 10 % si le véhicule a plus de 5 ans) + frais de carburant + frais d’entretien.
Si l’employeur loue le véhicule ou s’il s’agit d’une location avec option d’achat, alors :
Le coût global = prix de la location annuelle + frais d’assurance + frais d’entretien.
L’évaluation sur la base d’un forfait
Le calcul sur la base d’un forfait consiste à appliquer, comme son nom l’indique, un forfait.
Ainsi, si l’entreprise a acheté le véhicule, l’avantage forfaitaire est égal à :
- 9 % du prix d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans
- 6 % du prix d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans
Si l’entreprise paie également le carburant, le montant de l’avantage en nature est soit augmenté du prix réel du carburant, soit porté à 9 ou 12 % du prix d’achat TTC du véhicule (en fonction de son âge).
Dans le cas où l’employeur loue le véhicule ou s’il s’agit d’une location avec option d’achat, l’avantage forfaitaire est égal à :
- 30 % du coût global TTC si le salarié paie ses frais d’essence
- 30 % du coût global TTC plus les frais de carburant si c’est l’employeur qui paie l’essence utilisée à des fins personnelles
- 40 % du coût global TTC plus les frais de carburant si l’employeur paie à la fois le carburant utilisé à des fins personnelles et celui utilisé à des fins professionnelles.
Le coût global annuel TTC correspond aux prix de la location, de l’entretien et de l’assurance du véhicule.
Cette évaluation est plafonnée à celle de l’avantage forfaitaire en cas de véhicule acheté.
Cas des voitures de fonction électriques
Il est possible que l’employeur opte pour un véhicule de fonction électrique. L’arrêté du 21 mai 2019 explique comment évaluer les dépenses dans ce cas.
Pour les véhicules électriques mis à disposition pour une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022 :
Le véhicule est évalué après application d’un abattement de 50 %, dans la limite de 1 800 euros à l’année. Les frais d’électricité en tant que recharge du véhicule ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.
Pour les bornes de recharge mises à disposition entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022 :
Les frais engagés par l’employeur sont exclus de l’assiette de cotisations.
Attention, pour les véhicules mis à disposition dès le 1er janvier 2023, de nouvelles mesures seront prises. Un nouvel arrêté permettra de prendre en compte la différence de coût entre le véhicule électrique et le véhicule thermique.
Vous savez à présent tout ce qu’il faut savoir sur le véhicule de fonction et son fonctionnement. Attention, sachez que l’évaluation de l’avantage en nature doit être effectuée de manière très précise. En cas de contrôle, une évaluation erronée pourrait donner lieu à un redressement de cotisations. Vous avez un doute sur la bonne application de ces règles dans votre entreprise ? Contactez les experts-comptables du cabinet Osmose.
Vous pouvez également prendre connaissance de cet article sur la fiscalité des véhicules d’entreprise.
