Gérer les congés payés, c’est un peu comme jongler avec des œufs : entre les droits des salariés, les besoins de production et les obligations légales, mieux vaut être précis. Oui, en tant qu’employeur, vous avez des droits. Non, vous ne pouvez pas imposer les congés comme bon vous semble. Un expert-comptable peut vous aider à faire le tri entre ce que dit la loi et ce que vous pouvez réellement mettre en place. Voici un tour d’horizon complet (et dédramatisé) de vos droits en matière de congés payés imposés.
Le cadre légal des congés payés
Acquisition des congés : 2,5 jours par mois, pas un de plus
Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés) pour une année complète. Cela ne change pas. La période de référence s’étend du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N, sauf disposition conventionnelle contraire.
Période légale de prise : du 1er mai au 31 octobre
C’est la période dite « haute saison » des congés payés. Elle peut être élargie ou réduite par accord collectif, mais c’est à vous de définir les dates de congés, en respectant certaines conditions que nous allons voir.
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Les droits de l’employeur : organiser les départs sans se brûler les ailes
Fixation de la période de prise des congés : à vous de cadrer
En l’absence d’accord collectif, vous avez la main sur la période durant laquelle les congés peuvent être pris. Vous devez toutefois informer les salariés au moins 2 mois à l’avance de cette période de prise. Il ne suffit pas de l’afficher à la machine à café : idéalement, une note interne ou une communication officielle permet d’éviter les discussions.
Définir l’ordre des départs : pas (toujours) premier arrivé, premier servi
Là encore, c’est vous qui décidez. Mais l’article L3141-16 du Code du travail impose de tenir compte de certains critères :
la situation familiale (enfants scolarisés, par exemple),
l’ancienneté,
l’éventuelle activité chez un autre employeur.
Et surtout : une fois fixé, l’ordre des départs doit être communiqué au moins un mois à l’avance.
Fermeture de l’entreprise : vacances collectives autorisées
Oui, vous pouvez imposer des congés en fermant l’entreprise, par exemple en août. Cette fermeture doit être anticipée, communiquée aux salariés, et idéalement prévue dans un accord ou dans le règlement intérieur. Pensez à informer le CSE si votre entreprise en dispose.
Vos limites : on ne fait pas ce qu’on veut non plus
Respecter un délai de prévenance d’un mois
Pour modifier les dates de congés déjà fixées, ou pour imposer un départ, le délai minimal est un mois. Le non-respect de ce délai peut ouvrir droit à une contestation du salarié, voire à des dommages et intérêts si cela lui cause un préjudice.
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Ne pas imposer plus de 4 semaines consécutives
Légalement, vous ne pouvez pas forcer un salarié à prendre plus de 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines). La fameuse 5e semaine doit être prise ultérieurement, à un autre moment. Et non, vous ne pouvez pas « tout solder d’un coup » parce que ça vous arrange.
Le salarié peut refuser… si vous ne respectez pas les règles
Si vous imposez des congés sans respecter les délais ou les procédures (ordre de départ, consultation, etc.), le salarié peut refuser, sans être en faute. Pire : en cas de litige, vous risquez de devoir l’indemniser. On a vu plus sympa comme fin d’année fiscale.
Cas particuliers : soyez affûté sur les exceptions
Congés et arrêt maladie : ce qui a changé en 2024
Depuis la réforme du 24 avril 2024, les règles ont changé :
Les salariés continuent d’acquérir des congés pendant un arrêt maladie, même non professionnel.
En cas d’impossibilité de poser leurs congés, ils bénéficient d’un report de 15 mois à compter de la date à laquelle vous les avez informés de leur droit.
Oui, cela signifie que vous devez informer explicitement le salarié du nombre de jours acquis et de la période de prise. Sinon, le délai de report ne commence pas à courir… et vous restez exposé plus longtemps.
Congés non pris : attention à l’indemnisation
Un salarié qui n’a pas pu prendre ses congés du fait de l’employeur (charge de travail, refus injustifié, etc.) peut obtenir une indemnité compensatrice. Et s’il quitte l’entreprise, tous les congés acquis et non pris doivent être indemnisés.
Ce qu’on retient (et pourquoi ce n’est pas si mal)
Oui, vous avez le droit d’imposer des congés à vos salariés. Mais pas n’importe comment, ni n’importe quand. La clé, c’est l’anticipation, le respect des délais et une bonne communication. Vous êtes en droit de fermer l’entreprise, de planifier les vacances, d’organiser la production… mais vous êtes aussi tenu de respecter un équilibre avec les droits des salariés.
Chez Osmose, on vous aide à structurer vos obligations sociales sans transformer votre gestion RH en parcours du combattant. Parce que bien gérer les congés, c’est aussi prévenir les conflits… et les coups de chaud en juillet.