Le salaire est la contrepartie du travail fourni par un salarié. Il arrive cependant parfois que le versement du salaire comporte des erreurs ou des manquements qui donneront lieu à ce qu’on appelle un rappel de salaire. Alors, comment l’employeur doit-il procéder pour faire figurer le rappel de salaires en termes de formalisme ? Le volet gestion sociale et paie n’est pas toujours évident à gérer en entreprise. Si, en théorie, il est possible d’établir un seul bulletin de paie pour un rappel de plusieurs salaires, il est parfois nécessaire d’en réaliser plusieurs. Explications.
Rappel de salaires : de quoi s’agit-il ?
Chaque mois, tout salarié reçoit son salaire constitué de différents éléments (salaire de base, primes, heures supplémentaires, etc.) pour la période de travail écoulée. Lorsqu’un élément est manquant, tel que les primes, les commissions, ou encore le salaire fixe, un rappel de salaire doit être effectué. Il se peut également qu’un élément du salaire fasse l’objet d’un délai avant d’être payé au salarié. Là encore, un rappel aura lieu.
La réglementation prévoit que la totalité des salaires correspondant aux périodes travaillées par le salarié doit être payée obligatoirement à l’issue de cette période. Les rappels de salaires doivent donc découler d’erreurs et de manquements occasionnels. Enfin, la réglementation prévoit également que le rappel de salaire peut aussi bien concerner un salarié qui fait toujours partie des effectifs de l’entreprise, qu’un employé dont le contrat est terminé. En cas de retard de paiement, le collaborateur est en droit de solliciter des dommages et intérêts, dans un délai de trois ans.
Rappel de salaires : un ou plusieurs bulletins de paie ?
Si par principe, l’employeur condamné à verser un rappel de plusieurs salaires à un même salarié peut le faire sur un seul et même bulletin, il y a des conditions à respecter.
Une récente affaire, dans laquelle une salariée licenciée pour motif économique engageait une procédure contre son ex-employeur, nous le rappelle. Dans les faits, il s’avère que le statut de cette employée avait été requalifié, lui permettant de passer sous un statut cadre. Une requalification ayant une incidence sur la rémunération d’un salarié et ses droits à la retraite, le juge a ordonné la régularisation de l’intéressée auprès des organismes de retraite des cadres et a condamné l’employeur à effectuer un rappel de salaires.
Celui-ci a bien procédé au rappel, mais il n’a pas indiqué sur le bulletin les périodes auxquelles se rattachaient les sommes versées, faisant perdre ainsi à la salariée une chance de percevoir une retraite de cadre complète. Celle-ci a alors réclamé une indemnisation.
Un seul bulletin de paie, mais à une condition
Même si l’employeur a eu beau se défendre en s’appuyant sur le fait qu’un rappel de salaires dû sur plusieurs mois peut figurer sur une seule et même fiche de paie, la justice a donné raison à son ex-salariée dans un arrêt du 9 novembre 2022 en rejetant le pourvoi de l’entreprise. Le juge a décidé que l’employeur aurait dû établir un bulletin rectificatif pour permettre à l’organisme de retraite d’effectuer les bons calculs.
En effet, en cas de rappel de salaires, il est possible de les faire figurer sur un seul et même document à condition d’indiquer pour chaque période la somme correspondante. Dans cette affaire, l’intéressée n’avait obtenu que deux bulletins de salaire de la part de son ex-employeur qui cumulaient le montant des salaires dus sur plusieurs années et l’empêchaient ainsi de faire valoir ses droits auprès de son organisme de retraite.
En résumé, lorsqu’un employeur est condamné au versement d’un rappel de salaires sur plusieurs mois, il peut établir un seul bulletin de paie lors du paiement, à condition que ce dernier comporte les mentions prescrites par les articles R. 3243-1 et suivants du Code du travail et qu’il indique pour chaque créance la période précise à laquelle elle se rapporte. Alors, en cas de rappel de salaires, votre expert-comptable doit prêter bien attention au formalisme !
