La facture, c’est un peu comme une carte d’identité : si les numéros sont flous, incohérents ou manquent à l’appel, les contrôleurs ne vous souriront pas (sauf pour vous notifier un redressement). Chez Osmose, on a vu plus d’une entreprise se faire rappeler à l’ordre pour une suite de factures bancales. Pourtant, les règles sont simples… encore faut-il les connaître et s’y tenir.
Alors, que dit exactement la loi ? Peut-on numéroter à sa guise ? Que risque-t-on en cas d’erreur ? Et comment s’assurer que son logiciel ou son process n’envoie pas de signal d’alerte à la DGFiP ? Votre expert-comptable vous aide à faire le point.
La numérotation des factures : une obligation bien encadrée
Depuis l’article L441-9 du Code de commerce, chaque facture doit comporter un numéro unique, attribué selon une série chronologique continue et sans « trou » dans la séquence. Autrement dit : chaque facture doit pouvoir être identifiée, retrouvée et replacée dans le bon ordre temporel.
L’administration (fiscale) considère la numérotation comme un indicateur de traçabilité : une irrégularité dans la suite peut suffire à soupçonner une dissimulation de chiffre d’affaires. Et donc à enclencher un contrôle. Ou un redressement.
Des schémas autorisés… mais strictement appliqués
La loi autorise les entreprises à personnaliser leur numérotation, tant qu’elles respectent trois principes : unicité, continuité et chronologie. On peut donc intégrer :
un préfixe année (ex : 2025-001, 2025-002…)
un code client ou service (ex : DEV-2025-001)
un numéro par mois (ex : 03-2025-001, 03-2025-002)
Mais ce schéma doit être documenté (procédure interne) et appliqué strictement tout au long de l’exercice.
Toutes les entreprises sont concernées
Contrairement à une idée reçue, la numérotation des factures ne concerne pas que les structures assujetties à la TVA. Elle s’applique à :
toutes les entreprises individuelles (EI, micro-entrepreneurs)
les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, SA…)
les associations exerçant une activité lucrative
les professions libérales
En bref : si vous émettez des factures, vous êtes concerné.
Excel, logiciel, plateforme : vos outils sont-ils conformes ?
Si vous utilisez Excel ou Google Sheets pour émettre vos factures, sachez que vous prenez un risque : aucune traçabilité ni inaltérabilité n’est garantie. Il est possible de modifier, supprimer ou renuméroter une facture. Et ça, l’administration le sait très bien.
Un logiciel de facturation (idéalement certifié NF525) permet au contraire de verrouiller la séquence, de générer automatiquement des factures conformes, et de préparer la facturation électronique obligatoire à partir de 2026/2027.
Ce qu’il ne faut surtout pas faire
Supprimer une facture émise : le numéro est perdu, ce qui crée un « trou ».
Renuméroter des factures pour les « remettre dans l’ordre ».
Utiliser deux séquences en parallèle sans les justifier (ex : une numérotation pour les ventes en ligne, une autre pour les ventes en direct… sans lien logique).
En cas d’erreur, il faut :
conserver la facture incorrecte,
émettre une facture d’avoir,
et générer une nouvelle facture avec un numéro suivant logique.
Les sanctions possibles
En cas de non-respect des règles de facturation, les sanctions peuvent être salées :
15 € d’amende par facture irrégulière, plafonnés à 25 % du total facturé.
Remise en cause de la déductibilité de la TVA.
Risque de redressement pour chiffre d’affaires dissimulé.
En clair : mieux vaut verrouiller sa séquence que de devoir se justifier à postériori.
Le conseil Osmose : formalisez et automatisez
Chez Osmose, on recommande de :
définir un schéma de numérotation clair et cohérent,
l’indiquer dans votre procédure interne ou votre manuel de gestion,
vérifier que votre logiciel respecte la logique de continuité,
et anticiper la facturation électronique dès maintenant.
Ce sont des précautions simples, mais qui vous évitent des erreurs lourdes de conséquence.
« Une numérotation propre, c’est une signature de sérieux. Ce n’est pas une option, c’est un fondement. Et dans le doute, mieux vaut avoir un système carré que devoir se justifier face à un inspecteur. » — Élisabeth Albuquerque, experte-comptable
Mieux numéroter pour mieux dormir (et mieux se défendre en cas de contrôle)
La numérotation de vos factures n’est pas un détail comptable : c’est un pilier de votre conformité fiscale. Une suite claire, cohérente, continue et automatisée, c’est autant de gages de sérénité. Et si vous voulez être sûr de ne pas laisser passer un trou… Osmose est là pour vous aider à refermer les failles.
