Depuis janvier 2020, toutes les entreprises qui travaillent pour le secteur public ont l’obligation d’utiliser la facturation électronique. Le gouvernement a décidé d’élargir cette obligation comptable à toutes les entreprises B To B du secteur privé, de manière progressive. Ainsi dès 2024, les grandes entreprises ouvriront la danse de la facturation électronique. Alors, de quoi s’agit-il exactement ? Qu’est-ce que la facturation électronique ? Que signifie Factur-X ? Osmose vous aide à faire le point.
La facture électronique : de quoi s’agit-il ?
Facture électronique : définition
Dans le cadre de la politique de transition numérique, les factures devront prochainement être émises et transmises de manière totalement dématérialisée. Mais attention, toute facture électronique devra répondre à des conditions précises. Autant vous dire que le fait de scanner une facture papier et de l’envoyer par mail n’est pas admis.
L’authenticité de la facture, son intégrité et sa lisibilité doivent être garanties. C’est pourquoi l’entreprise peut avoir recours à différents outils pour établir ses factures électroniques. Elle peut utiliser un système de signature électronique, ou encore télétransmettre ses documents via un échange de données informatisé (EDI).
L’envoi de la facture électronique doit se faire via une plateforme semblable à Chorus Pro, le logiciel préconisé par le gouvernement. C’est d’ailleurs celui-ci qu’utilise le secteur public. Mais, vous pouvez très bien décider d’utiliser un autre logiciel. L’important est que ce dernier soit partenaire de l’administration fiscale.
Pourquoi la facturation électronique ?
Pourquoi changer quelque chose qui fonctionne, nous direz-vous ? Tout simplement parce que la facturation électronique possède de nombreux atouts. Alors certes, il s’agit surtout d’une véritable aubaine pour l’administration fiscale qui pourra déceler plus facilement les fraudes, mais c’est aussi pour vous un avantage de taille. Par exemple, la facturation électronique permet de :
- limiter les erreurs (des erreurs qui peuvent parfois vous coûter cher !)
- sécuriser vos factures ainsi que vos données
- automatiser votre processus et de gagner ainsi du temps
- déclarer plus facilement vos taxes et cotisations
- profiter d’un suivi efficace et savoir facilement où vous en êtes.
Les différents types de factures électroniques
Parmi les principaux types de factures électroniques, on distingue :
- Les factures au format non structuré : elles ne seront plus acceptées dès la mise en application de l’ordonnance qui impose la facturation électronique. On parle ici des documents PDF ou JPEG.
- Les factures au format structuré : celles-ci suivent les normes de l’échange de données informatisé et répondent donc aux exigences de l’administration fiscale.
- Les factures au format hybride : il s’agit des Factur-X, un mix entre le PDF et la facture au format structuré, puisque toutes les informations peuvent être lues et comprises par une machine, malgré le format PDF de la facture. On vous en dit plus ci-dessous.
Cas spécifique de la Factur-X
C’est quoi la Factur-X ?
La Factur-X est un format hybride qui a été développé par la France et l’Allemagne pour aider les entreprises (notamment les petites et moyennes entreprises) à s’adapter aux nouvelles règles. Elle permet, entre autres, de pallier les difficultés à s’équiper d’une solution de facturation dématérialisée.
En effet, Factur-X fait référence à un standard de facture électronique à la fois visible par l’être humain (en format PDF ou A3) et lisible par une machine (format XML). Contrairement aux factures au format non structuré, la Factur-X répond ainsi à la norme européenne sémantique EN 16931 publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017. Elle comporte toutes les informations requises, qui sont de plus structurées selon le modèle.
Avantages de la Factur-X
La Factur-X permet non seulement aux données d’être bien structurées, mais il s’agit surtout d’un format qui peut être facilement lu par les systèmes d’information internes à l’entreprise et les systèmes externes de l’administration fiscale. La Factur-X conserve les avantages du format PDF, un format très connu en entreprise et non déstabilisant pour les utilisateurs. Elle peut donc être lue par tous les usagers, comme une facture classique, et reconnue et traitée sans problème par les systèmes informatiques et logiciels de comptabilité.
Enfin, les entreprises qui souhaitent créer des Factur-X peuvent continuer à utiliser leur système de facturation habituel. Il leur suffira ensuite de convertir la facture via une plateforme dématérialisée. Comme pour toute autre facture électronique, il est aussi possible d’utiliser Chorus Pro pour l’envoi. Il suffit de déposer manuellement les factures au format Factur-X ou PDF/A3 sur l’application, et les données contenues seront automatiquement reprises.
Facturation électronique et Factur-X n’ont désormais plus de secrets pour vous ! Puisqu’il sera nécessaire d’adopter ces formats dans un avenir très proche, il était primordial d’aborder ces deux thèmes. N’hésitez pas à anticiper votre passage à la facturation électronique. Vous pouvez y penser dès maintenant et les experts-comptables du cabinet Osmose sont là pour vous accompagner dans ce changement.
