À partir du moment où une entreprise tient une comptabilité informatisée, elle doit remettre une copie du FEC sous forme dématérialisée à l’administration fiscale en cas de contrôle. Que cette comptabilité soit informatisée partiellement ou complètement, qu’elle soit effectuée à l’aide d’un logiciel comptable ou d’une simple application bureautique (ex. : tableur), le FEC dématérialisé est obligatoire. Mais, au fait, c’est quoi le FEC ? Qu’est-ce qu’il doit comporter ? Et que se passe-t-il s’il n’est pas présenté ? Notre spécialiste en fiscalité des entreprises vous dit tout ce que vous devez savoir sur le contrôle de la comptabilité informatisée dans cet article.
Le FEC : qu’est-ce que c’est ?
Le FEC n’est autre que le fichier des écritures comptables. Il s’agit d’un fichier normé qui doit répondre à certains critères pour être accepté par l’administration fiscale. Au-delà de certaines mentions obligatoires comme le nommage du fichier, ou encore la présence des libellés, le FEC doit surtout répertorier l’ensemble des données comptables de l’entreprise et les écritures retracées dans l’ensemble des journaux comptables au titre d’un exercice. Toutes doivent être classées par ordre chronologique. Sachez également qu’en fonction du régime d’imposition de votre activité, 18 à 22 champs d’information doivent apparaître pour chacune des écritures. Sans oublier que si votre fichier des écritures comptables comporte des spécificités telles qu’une codification interne à l’entreprise, vous devez fournir à l’administration un descriptif détaillé de cette petite particularité. Vous l’aurez compris, on ne plaisante pas avec le FEC !
Vérification et examen de la comptabilité
Très souvent, la vérification de la comptabilité nécessite des traitements informatiques. L’entreprise peut alors choisir entre un traitement :
- effectué par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;
- effectué par elle-même sur son propre matériel ;
- effectué par le vérificateur hors des locaux de l’entreprise.
Pour que l’entreprise puisse faire son choix en toute connaissance de cause, le vérificateur doit lui expliquer dans un courrier la nature des vérifications qu’il souhaite réaliser.
Parfois, l’administration estime que la vérification de la comptabilité n’est pas nécessaire. Elle peut alors envoyer un avis à l’entreprise stipulant son intention de procéder à un simple examen de comptabilité. L’examen de comptabilité permet à l’administration fiscale de réaliser diverses opérations de contrôle à distance, à partir des documents remis par l’entreprise sous forme dématérialisée. Cet examen s’effectue essentiellement en dehors des locaux de l’entreprise, grâce à la copie du FEC qui doit être transmise sous 15 jours pour être examinée. C’est une alternative à la vérification de comptabilité, beaucoup plus intrusive. L’administration dispose d’un délai de six mois pour procéder à l’examen de comptabilité, vérifier que les comptes concordent avec les déclarations fiscales et rendre son verdict à l’entreprise.
Non-respect de la procédure
Si le FEC n’est pas transmis dans les délais, ou si sa présentation n’est pas conforme aux normes définies par l’article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales, l’entreprise s’expose à des sanctions qui peuvent aboutir à une amende de 5 000 euros. Dans le cas d’un examen de comptabilité, l’administration peut également annuler la procédure d’examen au profit d’une vérification de comptabilité dans les locaux de l’entreprise. La non-présentation ou l’incapacité à remettre le fichier des écritures comptables peut être considéré comme un refus de coopérer ou comme une opposition au contrôle fiscal,et conduire à une évaluation d’office des bases d’imposition et à une majoration de 100 % des droits rappelés.
Le contrôle des comptabilités informatisées ne s’improvise pas. La remise du fichier des écritures comptables est très importante. Ainsi, avant tout contrôle, il convient de procéder à quelques essais de création de FEC. La préparation est indispensable ! Vous pouvez également vous faire assister et accompagner dans ces procédures. Le cabinet Osmose est à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter.
