Pour certaines catégories de salariés, les employeurs sont autorisés à appliquer à la base de calcul des cotisations une déduction spécifique pour frais professionnels. Mais, les conditions pour en profiter se durcissent prochainement. Conditions, obligations, conséquences… Voici tout ce que vous devez savoir sur la déduction forfaitaire spécifique pour échanger avec votre fiscaliste.
Une souplesse qui prendra bientôt fin
La déduction forfaitaire spécifique (DFS) consiste en un abattement de l’assiette de cotisations, qui entraîne une hausse du net à payer pour le salarié. Cet abattement, qui va de 5 à 30 % selon la profession, bénéficiait d’une certaine souplesse qui est aujourd’hui dénoncée. En effet, l’employeur pouvait appliquer cette déduction sans réelles vérifications des frais engagés par le salarié. Désormais, il devra disposer des justificatifs adéquats pour appliquer la réduction. Sans ces documents, ou si l’employeur rembourse ou prend en charge la totalité des frais professionnels, il ne sera plus possible d’appliquer la DFS. Rassurez-vous, vous avez jusqu’à fin 2022 pour vous mettre à la page.
Les conditions pour bénéficier de la DFS
Si la souplesse a été revue, les conditions pour bénéficier de la DFS ont elles aussi été renforcées. Ainsi, pour appliquer la déduction forfaitaire spécifique, en tant qu’employeur, vous devrez :
- vous assurer que le salarié appartient bien à une profession visée par la mesure ;
- vérifier que la convention ou un accord collectif du travail l’a prévue de manière explicite ;
- vous assurer que le salarié a donné son consentement. Celui-ci lui sera demandé chaque année.
Ces conditions sont impératives et cumulatives. L’employeur est également tenu d’informer ses salariés des conséquences de l’application de la DFS sur leur net à payer qui est par conséquent plus élevé, mais aussi sur leurs droits à la sécurité sociale, au chômage, à la prévoyance et à la retraite qui sont quant à eux réduits.
Ce qui change concrètement dès 2023
Si l’Urssaf et la MSA toléraient jusqu’à présent le remboursement de certains frais sans réintégration dans les bases des cotisations sociales, ces faveurs prendront fin dès le 1er janvier 2023. Toutefois, le cumul de la DFS et de la non-réintégration de certains frais restera admis pour :
- la contribution patronale concernant l’acquisition des titres restaurant (dans une certaine limite) ;
- la prise en charge obligatoire des titres de transport des salariés d’Île-de-France et 50 % de l’abonnement mensuel des travailleurs de province ;
- d’autres exceptions telles que les frais de taxi de nuit pour les journalistes (sous conditions), ou encore les frais de déplacement et de séjour pour les journalistes envoyés en mission.
Il y avait déjà eu des modifications sur les frais de repas déductibles en 2022. Ces nouveaux changements ne seront pas sans conséquence pour les employeurs et salariés puisqu’ils risquent d’entraîner un alourdissement du formalisme (collecte annuelle des consentements, récupération des justificatifs de frais, etc.), un coût supplémentaire pour les employeurs, mais aussi une perte de salaire net pour les salariés. C’est pourquoi il est préférable d’anticiper ces modifications dès maintenant, pour ne pas être pris au dépourvu dès cette fin d’année.
