La réforme ? Officielle. L’application ? Un peu plus flexible
Une loi qui entre en vigueur… mais qu’on repousse un peu. Voilà le style 2025 : ferme sur le papier, souple dans les faits. Après la franchise en base de TVA, c’est au tour de la réforme sur les logiciels de caisse d’être décalée.
Prévue initialement pour le 16 février 2025, l’obligation de certification des logiciels de caisse ne sera pleinement exigée qu’à partir du 1er mars 2026. En attendant, un calendrier progressif a été dévoilé. Pour les professionnels concernés, c’est un peu de répit… mais pas une excuse pour temporiser.
Un peu de contexte : pourquoi cette réforme, et pourquoi maintenant ?
Depuis 2018, les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse doivent garantir la traçabilité et la sécurisation des encaissements, pour lutter contre la fraude à la TVA. L’obligation portait jusqu’à présent sur le respect de quatre critères : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Jusqu’ici, il était encore possible de justifier de la conformité du logiciel via une attestation de l’éditeur. Mais à compter du 16 février 2025, cette attestation individuelle est supprimée. Seule une certification délivrée par un organisme accrédité est acceptée comme preuve (Découvrez notre article sur la suppression de l’auto-certification des logiciels de caisse.)
Pourquoi ce durcissement ? Parce que la simple attestation laissait encore trop de zones d’ombre. Et parce que l’administration fiscale souhaite renforcer ses outils de contrôle, notamment en cas de vérification de caisse sur place.
Un nouveau calendrier pour éviter le chaos
L’administration a pris acte d’une difficulté bien réelle : les éditeurs de logiciels n’ont pas tous pu obtenir leur certification dans les temps. D’où ce calendrier assoupli, publié discrètement mi-mai 2025 :
Du 16 février au 31 août 2025 : les attestations éditeur restent admises à titre transitoire.
Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : deux cas sont tolérés :
soit le logiciel est déjà certifié ;
soit l’éditeur peut prouver qu’il a engagé une démarche de certification (contrat, devis accepté, bon de commande signé).
À partir du 1er mars 2026 : la tolérance prend fin. Seule la certification officielle sera admise.
Une précision d’importance : les logiciels multifonctions, qui génèrent des écritures comptables au “brouillard” modifiable avant validation, sont eux aussi concernés par l’obligation de certification.
« Ce type de réforme, c’est typiquement ce que les clients découvrent… trop tard. Pourtant, elle concerne aussi bien le fleuriste indépendant que le réseau de franchises équipé d’un ERP maison. Et une certification, ça ne s’improvise pas en trois semaines .» – Élisabeth Albuquerque, experte-comptable.
Quelles entreprises sont concernées ?
Toute entreprise assujettie à la TVA, effectuant des ventes ou prestations à destination de clients particuliers, et qui utilise un logiciel ou système de caisse, est concernée.
Certains sont toutefois exonérés :
les assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA (art. 293 B du CGI),
ceux qui n’enregistrent pas les règlements via un logiciel (ex : facturation manuelle ou externalisée).
Mais attention : dès lors qu’un logiciel avec fonction de caisse est utilisé (même intégré à un ERP), l’obligation s’applique.
Quels risques en cas de non-conformité ?
L’amende est dissuasive : 7 500 € par logiciel non conforme, avec un délai de 60 jours pour régulariser. En cas de contrôle sur place, c’est souvent la première chose vérifiée.
Et pour les réfractaires chroniques, cela peut rapidement devenir une non-conformité récurrente, donc un signal d’alerte fiscal.
Ce que vous pouvez faire (dès maintenant)
Identifier le logiciel concerné : est-il certifié ? Si non, l’éditeur a-t-il engagé une démarche ?
Obtenir une preuve de la demande de certification avant le 31 août 2025 si le logiciel ne l’est pas encore.
Intégrer cette échéance dans votre plan de mise en conformité, au même titre que la facturation électronique.
Et surtout : ne pas attendre février 2026. Ce ne sera pas un poisson d’avril.
Et l’expert-comptable dans tout ça ?
Cette réforme est un cas d’école : elle est technique, progressive, pénalisante… et elle touche des outils au cœur de votre gestion quotidienne.
« L’expert-comptable est là pour faire le lien entre les textes fiscaux, les outils concrets et les vrais risques. Notre rôle, ce n’est pas seulement de vous le rappeler, c’est de vous aider à y voir clair, à choisir la bonne solution, à suivre l’éditeur, et à vous couvrir. »
