Contrôle des comptabilités informatisées : tout savoir sur le FEC

Article mis à jour en août 2025

Le fichier des écritures comptables a cette particularité d’être à la fois totalement inconnu du grand public et absolument redoutable en cas de contrôle fiscal. Depuis 2014, cette obligation technique s’impose à toutes les entreprises informatisées, transformant votre logiciel comptable en potentielle machine à sanctions.

Car oui, derrière cet acronyme barbare se cache un enjeu majeur : votre capacité à justifier chaque euro qui transite par votre entreprise. Le FEC n’est pas qu’un simple export de données, c’est le reflet numérique de la qualité de votre gestion et, pour l’administration fiscale, un outil d’investigation redoutablement efficace.

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Pour une approche complète de votre sécurisation fiscale, ce guide s’articule parfaitement avec notre expertise sur la piste d’audit fiable, dont le FEC constitue un pilier essentiel.

Qu’est-ce que le FEC concrètement ?

Le fichier des écritures comptables est un export normalisé de l’intégralité de vos écritures comptables sur un exercice donné. Il reprend toutes les informations contenues dans vos journaux comptables, classées chronologiquement et formatées selon des règles très strictes définies par l’administration fiscale.

Vous tenez votre comptabilité sur ordinateur ? Alors vous êtes concerné par cette obligation, quelle que soit la taille de votre entreprise. Seules les micro-entreprises en sont dispensées, ainsi que quelques cas très spécifiques de SCI familiales.

Pourquoi ce fichier est-il devenu incontournable ?

L’administration fiscale a créé le FEC pour moderniser ses méthodes de contrôle. Fini le temps où les vérificateurs passaient des semaines à éplucher vos classeurs : désormais, ils importent votre FEC dans leurs outils d’analyse et peuvent déceler les anomalies en quelques heures.

Cette évolution change radicalement la donne : là où les contrôles étaient autrefois fastidieux et donc limités, ils deviennent systématiques et beaucoup plus fins. Votre FEC peut révéler des irrégularités que vous n’aviez jamais soupçonnées.

Le cadre légal : ce que dit la loi

L’obligation de base

L’article L47 A du Livre des procédures fiscales impose à toute entreprise tenant sa comptabilité de manière informatisée de pouvoir fournir son FEC lors d’un contrôle fiscal. Cette obligation s’applique aux entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA).

Le format technique imposé

Votre FEC doit respecter un format très précis défini par l’article A47 A-1 du même livre. Il doit contenir 18 champs obligatoires pour chaque écriture comptable, dans un ordre strict et avec des formats de données spécifiques.

Les délais à respecter

En cas de contrôle, vous disposez de 15 jours maximum pour fournir votre FEC à compter de la réception de l’avis de vérification. Ce délai court et non négociable impose d’être préparé en permanence.

Les 18 champs obligatoires décryptés

Le FEC doit contenir, pour chaque écriture comptable et dans l’ordre strict :

Identification de l’écriture :

1. Code journal (ex: VE pour ventes, AC pour achats)
2. Libellé journal
3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
4. Date de comptabilisation
5. Numéro de compte (respectant le plan comptable français)
6. Libellé de compte

Comptes auxiliaires (si utilisés) : 7. Numéro de compte auxiliaire 8. Libellé de compte auxiliaire

Détail de l’écriture : 9. Référence de la pièce justificative 10. Date de la pièce justificative 11. Libellé de l’écriture 12. Montant au débit 13. Montant au crédit 14. Lettrage de l’écriture (si applicable) 15. Date de lettrage 16. Date de validation de l’écriture 17. Montant en devise (si applicable) 18. Identifiant de la devise

Les erreurs fréquentes des dirigeants

Erreur n°1 : Confondre FEC et grand livre

De nombreux dirigeants pensent que leur grand livre comptable suffit. Faux. Le FEC obéit à des règles de formatage très strictes que seuls les logiciels certifiés peuvent respecter. Un simple export Excel ne suffit pas.

Erreur n°2 : Négliger la qualité des données

Un FEC généré avec des écritures mal libellées, des comptes mal utilisés ou des pièces justificatives mal référencées révélera immédiatement les faiblesses de votre organisation comptable aux contrôleurs.

Erreur n°3 : Attendre le contrôle pour s’en préoccuper

Générer son premier FEC le jour du contrôle est le meilleur moyen de découvrir que votre logiciel ne le produit pas correctement ou que vos données sont incohérentes. Il faut tester régulièrement.

Erreur n°4 : Ignorer les mises à jour logicielles

Les formats du FEC évoluent. Un logiciel non mis à jour peut générer un fichier non conforme, même s’il fonctionnait parfaitement l’année précédente.

Erreur n°5 : Sous-estimer l’impact des écritures d’inventaire

Les écritures de fin d’exercice (amortissements, provisions, régularisations) doivent figurer dans le FEC. Des écritures d’inventaire mal documentées peuvent poser de sérieux problèmes lors du contrôle.

Sanctions et risques en cas de non-conformité

Les sanctions immédiates

Amende forfaitaire de 5 000€ en cas de non-remise du FEC ou de remise d’un fichier non conforme. Cette amende s’applique même si le contrôle ne débouche sur aucun redressement.

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Amende majorée pouvant atteindre 10% des droits rappelés si cette somme dépasse 5 000€.

Les conséquences indirectes

Un FEC défaillant peut entraîner :

• Taxation d’office : L’administration peut évaluer vos bases d’imposition de façon forfaitaire
• Contrôle approfondi : Un FEC suspect incite les vérificateurs à creuser davantage
• Remise en cause de la comptabilité : La force probante de votre comptabilité peut être contestée

L’impact sur votre crédibilité

Un FEC de mauvaise qualité donne d’emblée une image négative de votre gestion. Les contrôleurs y voient souvent le signe d’une organisation défaillante justifiant un contrôle plus poussé.

Comment sécuriser votre FEC

Choix du logiciel comptable

Utilisez un logiciel comptable certifié qui génère automatiquement un FEC conforme. Les solutions gratuites ou artisanales sont souvent défaillantes sur ce point.

Tenue rigoureuse de la comptabilité

• Utilisez correctement votre plan comptable
• Soignez les libellés de vos écritures
• Référencez systématiquement vos pièces justificatives
• Respectez la chronologie des saisies

Tests réguliers

Générez votre FEC au moins une fois par an et vérifiez sa conformité avec l’outil gratuit de la DGFIP « Test Compta Demat ». Corrigez immédiatement les anomalies détectées.

Formation des équipes

Sensibilisez vos collaborateurs comptables aux exigences du FEC. Une saisie bâclée peut compromettre la qualité de l’ensemble du fichier.

Le rôle crucial de l’expert-comptable

Face à la complexité technique du FEC et ses enjeux stratégiques, l’accompagnement d’un expert-comptable spécialisé devient indispensable pour sécuriser votre conformité.

Chez Osmose, nous maîtrisons parfaitement les subtilités du FEC depuis sa création en 2014. Notre expertise nous permet de :

Auditer la qualité de votre FEC en analysant sa structure, la cohérence de vos données et la conformité aux normes en vigueur. Nous détectons les anomalies avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Optimiser votre organisation comptable pour qu’elle produise naturellement un FEC de qualité. Cela passe par le choix des bons outils, la formation de vos équipes et la mise en place de contrôles adaptés.

Vous accompagner lors des contrôles en préparant votre FEC et la documentation associée. Notre expérience des contrôles nous permet d’anticiper les questions des vérificateurs.

« Un FEC de qualité reflète une comptabilité rigoureuse. C’est souvent le premier élément que regardent les contrôleurs pour évaluer la fiabilité d’une entreprise. » — Élisabeth Albuquerque, Expert-comptable près d’Etampes

Notre approche ne se limite pas à la conformité technique. Nous vous aidons à transformer cette contrainte réglementaire en outil de pilotage, en exploitant les données de votre FEC pour améliorer votre gestion interne.

Actions concrètes pour optimiser votre FEC

Audit immédiat de votre situation

1. Vérifiez que votre logiciel génère un FEC conforme aux normes actuelles
2. Testez votre dernier FEC avec l’outil DGFIP pour détecter les anomalies
3. Analysez la qualité de vos données : libellés, références, cohérence des comptes

Amélioration de vos processus

4. Formalisez vos procédures de saisie pour garantir la qualité des données
5. Mettez en place des contrôles réguliers sur la cohérence de votre comptabilité
6. Organisez des formations pour vos équipes comptables

Préparation aux contrôles

7. Générez et archivez vos FEC annuels dans un format accessible
8. Préparez la documentation associée expliquant votre organisation comptable
9. Testez votre capacité de réaction en simulant une demande de FEC

Pour approfondir ces aspects pratiques, découvrez notre expertise en gestion des obligations fiscales.

Tableau récapitulatif : FEC selon votre profil

Besoin d’optimiser votre FEC ?

Chez Osmose, nous proposons un audit complet de votre fichier des écritures comptables qui identifie tous les points d’amélioration et vous remet un plan d’action détaillé pour sécuriser votre conformité.

Notre expertise des contrôles fiscaux nous permet de vous préparer aux questions les plus techniques des vérificateurs et de valoriser la qualité de votre organisation comptable.

Contactez-nous pour un diagnostic de votre FEC ou découvrez notre approche globale de sécurisation fiscale incluant la piste d’audit fiable.