D’ici 2026, toutes les entreprises devront passer à la facturation électronique, censée assurer une parfaite fiabilité et intégrité du processus de gestion des factures. En attendant, les entreprises, notamment celles qui recourent à la facturation papier ou sous format électronique non sécurisé, doivent s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont bien respectées. Comment ? Grâce à la PAF : un processus documenté trop méconnu, mais qui, bien maîtrisé, évite de nombreuses migraines fiscales. Focus sur la piste d’audit fiable, une démarche en apparence obscure, mais très importante.
La Piste d’Audit Fiable : qu’est-ce que c’est exactement ?
PAF : définition
La PAF, de quoi s’agit-il ? Sous cet acronyme se cache un ensemble de mécanismes, d’outils et de procédures qui permettent, en comptabilité, de contrôler le cycle de facturation d’une entreprise.
En France, depuis 2013, les entreprises peuvent envoyer et recevoir leurs factures de trois manières différentes : via des factures sécurisées Référentiel Général de Sécurité (RGS), via l’échange de données informatisées (EDI) et via le format papier ou électronique non sécurisé. Dans ce dernier cas, il est essentiel de s’assurer de l’authenticité des documents et de la fiabilité du processus de facturation. C’est tout l’intérêt de la piste d’audit fiable. Elle permet de retracer l’authenticité et l’intégrité des transactions entre une entreprise et ses partenaires commerciaux, et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux du processus interne.
L’administration fiscale définit la PAF de cette façon. Il s’agit d’une “démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations et financiers) de leur documentation et de leur contrôle.”
Qui est concerné ?
La PAF concerne toutes les entreprises, peu importe leur secteur d’activité, qui doivent respecter les obligations légales de traçabilité et de conservation des données et des documents financiers et comptables. En d’autres termes, elle concerne :
- les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures sous format papier ;
- les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures sous format électronique, qui n’ont pas été traitées par le biais d’une facturation EDI ou d’une signature électronique.
L’article 289 VII du Code général des impôts indique que la PAF s’applique à toutes les factures papier ou électroniques non sécurisées, c’est-à-dire tous les documents et factures susceptibles de présenter un risque. Toutefois, l’administration prévoit que la documentation relative à la PAF soit adaptée à la taille de l’entreprise. Une TPE, par exemple, pourra se contenter d’une documentation orale, alors qu’une grande entreprise devra avoir une documentation écrite et détaillée.
La PAF : obligatoire ou facultative ?
C’est une bonne question. Selon la réglementation française, la PAF, ce n’est pas une option. Il s’agit bien d’une obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. La piste d’audit fiable est d’ailleurs créée pour encourager le passage à la facturation électronique. C’est pourquoi la directive 2010/45/UE impose son usage. Objectif : vous pousser vers la voie électronique.
En cas de contrôle fiscal, vous devez donc pouvoir prouver que votre processus est bien en marche. D’ailleurs depuis 2016, l’administration fiscale a renforcé les contrôles en matière de piste d’audit fiable. En 2020, 365 200 contrôles ont eu lieu.
En cas de contrôle, vous devez pouvoir garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues. Des garanties qui sont donc assurées par la piste d’audit fiable que vous devez mettre en place et remettre au vérificateur en cas de demande.
En effet, en cas de PAF défaillante ou inexistante, vous vous exposez (selon la situation) à :
- un procès-verbal de carence, inscrit à votre dossier fiscal ;
- un rejet de déduction de TVA pour les factures reçues ;
- la remise en cause du caractère original de la facture émise ;
- une pénalité pour les opérations réalisées sans facture qui s’élève à 50 % du montant de la transaction (abaissée à 5 % si vous êtes capable de prouver l’opération dans les 30 jours).
Les trois grands piliers de la piste d’audit fiable
Pour qu’une facture soit conforme, elle doit respecter trois grands principes essentiels. C’est pourquoi la PAF doit permettre de garantir :
- L’authenticité de l’origine : ici il s’agit de démontrer que l’entreprise qui a établi la facture est bien celle qui a effectué la prestation. Numéro de SIRET, KBIS, numéro de TVA intracommunautaire… tous ces éléments doivent être vérifiés.
- L’intégrité du contenu : le contenu ne doit pas avoir été modifié depuis son émission. En effet, les factures sont avant tout des documents juridiques qui permettent de définir le montant de votre CA et par conséquent de vos charges. C’est du sérieux ! Autrement dit, pas question ici d’ajouter quelques zéros au montant une fois la facture envoyée. Une facture de 1 000 euros reste une facture de 1 000 euros !
- La lisibilité : une bonne facture doit pouvoir être lue et comprise facilement. Même si la facture peut prendre différents formats, elle doit rester lisible par tous.
Piste d’audit fiable : quel est son rôle ?
La PAF est un processus à la fois utile pour l’administration et pour l’entreprise.
Côté administration
Ici, l’objectif principal est de contrôler et de sécuriser le cycle de facturation des entreprises. En effet, la piste d’audit fiable répond avant tout à un besoin grandissant de transparence et de sécurité. Face à l’explosion des fraudes, il fallait agir. “Avec le boom de la digitalisation, il est devenu très facile de maquiller une facture, de faire disparaître quelques chiffres ou d’en rajouter, ajoute Élisabeth Albuquerque, fondatrice et gérante du cabinet d’expertise comptable Osmose®. La PAF agit donc pour l’administration fiscale comme un garde-fou contre les tentatives de fraude, notamment à la TVA.”
Côté entreprise
Pour l’entreprise, c’est surtout un moyen de renforcer le contrôle interne et de s’assurer de l’efficacité de son processus de facturation. La PAF limite le risque d’erreurs fiscales, et par conséquent les sanctions financières en cas de contrôle. Elle peut être un levier d’amélioration et de performance. En effet, grâce à la PAF, l’entreprise peut plus facilement détecter des erreurs récurrentes, des points de blocage, des tendances… et mettre en place des correctifs. Il ne faut donc pas la voir uniquement comme une contrainte.
Comment la mettre en place ?
La mise en place d’une piste d’audit fiable demande une équipe dédiée, formée, mais aussi des outils adéquats. Alors, comment la mettre en place ? L’administration fiscale n’impose pas de cadre pour la mise en place de votre PAF. Alors, voici un plan en 4 étapes pour vous aider :
1 – Cartographier les processus de factures
Pour commencer, essayez de visualiser le chemin que fait une facture chez vous. Qui la traite ? Qui la valide ? Qui la classe ? Vous devez identifier tout le processus de facturation depuis le devis ou la commande.
2 – Impliquer les équipes
Pour une PAF réussie, toutes les équipes impliquées doivent être mobilisées. Du département comptable aux équipes informatiques, toutes sont concernées. Elles doivent être formées sur l’utilisation de la PAF et des outils associés. Elles doivent être sensibilisées à l’importance de la traçabilité.
3 – Zoom sur les outils à maîtriser
De nombreux logiciels sont conçus pour intégrer la PAF. Vous pouvez ainsi automatiser le suivi, garantir l’authenticité des documents, et archiver vos informations en toute sérénité.
4 – Tester, valider, améliorer
La piste d’audit fiable, ça se travaille, ça se peaufine. C’est un processus dynamique qui demande des améliorations. Alors, n’hésitez pas à tester, à valider, et à corriger ce qui ne vous convient pas pour rédiger votre documentation. Enfin, n’oubliez pas de la mettre à jour.
La PAF est donc une obligation pour les entreprises. Mais, elle est bien plus que ça ! C’est un allié de poids qui sécurise les opérations, protège des erreurs et de la fraude, et qui prépare aux nouvelles exigences fiscales. Alors, prêt à mettre en place votre PAF ? Votre cabinet Osmose® se tient à votre service pour vous accompagner dans la mise en place de votre piste d’audit fiable.
