Vous avez monté votre entreprise avec une idée brillante, de l’énergie, du café… et un peu de courage. Mais entre deux rendez-vous clients, vous tombez sur une question existentiellement administrative : suis-je vraiment en règle ? Spoiler : ce n’est pas une question idiote.
Alors voici un guide simple, pour vous aider à faire le point sur vos obligations légales. Sans jargon. Promis.
Il y a la loi… et il y a la vraie vie d’entrepreneur
On vous le dit tout de suite : il n’y a pas un seul paquet d’obligations universelles. Tout dépend de votre forme juridique, de votre taille, de votre secteur, et parfois… du bon vouloir de certaines administrations. Mais dans les grandes lignes, on peut déjà distinguer 4 piliers sur lesquels repose la conformité d’une entreprise : la comptabilité, la fiscalité, le social, et le juridique.
Et on va les passer en revue. Calmement.
Mais si vous en êtes à vous poser ces questions, vous trouverez aussi de bons repères dans notre article Pourquoi choisir un expert-comptable pour une TPE ?.
Vos obligations comptables : ce que la loi impose
Tenir une comptabilité n’est pas une option. Pour toute structure, même la plus modeste, la loi impose une comptabilité régulière, sincère, et conforme aux règles en vigueur. Cela signifie enregistrer toutes les opérations, les classer, les justifier et les présenter de manière intelligible. Si vous avez l’impression que ça ressemble à du bon sens… c’est que vous avez déjà l’esprit comptable.
Au-delà des écritures quotidiennes, il faut conserver tous les documents justificatifs (factures, devis, relevés, etc.) pendant dix ans. Oui, dix. En cas de contrôle, tout doit pouvoir être retrouvé, prouvé, justifié.
Certaines structures sont également tenues de produire des livres comptables : le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire. Ils ne sont pas (que) théoriques : ils doivent être tenus à jour, disponibles et conformes.
Enfin, pour les sociétés commerciales, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) doivent être établis, approuvés en assemblée, puis déposés au greffe du tribunal de commerce.
Bref : la comptabilité, c’est votre journal de bord. Si vous naviguez sans, vous prenez le risque de vous échouer.
Vos obligations fiscales : déclarer, payer, (et anticiper)
En matière fiscale, l’État attend de vous deux choses : que vous soyez à jour, et que vous soyez honnête. Dit comme ça, c’est simple. Mais entre la théorie et les 47 formulaires CERFA, il y a un monde.
Chaque entreprise doit effectuer ses déclarations fiscales : TVA, impôt sur les sociétés (IS), cotisation foncière des entreprises (CFE), contribution sur la valeur ajoutée (CVAE), etc. Le régime fiscal choisi (réel, simplifié, micro…) conditionne les modalités et les fréquences de déclaration.
Les échéances peuvent être mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Et comme vous vous en doutez, l’administration ne plaisante pas avec les retards. Même un jour de dépassement peut entraîner des pénalités.
Une déclaration mal faite ou oubliée, c’est aussi des majorations de 10 %, voire jusqu’à 80 % en cas de mauvaise foi (ce mot existe vraiment dans le code général des impôts). Et au passage, quelques lettres recommandées dont on se passerait bien.
C’est là qu’un expert-comptable prend tout son sens : il veille aux délais, vérifie les données, anticipe les ajustements. Et surtout, il peut parler à l’administration pour vous, avec le bon ton. De plus, pour aller plus loin sur les enjeux budgétaires liés à ces obligations, vous pouvez consulter notre article dédié aux tarifs d’un expert-comptable.
Vos obligations sociales : salariés ou pas, vous êtes concerné
Dès lors que vous embauchez, votre entreprise entre dans une nouvelle dimension : celle du droit social. Vous devez déclarer vos salariés, les affilier aux bons organismes (URSSAF, caisses de retraite, prévoyance…), réaliser une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois, établir des contrats de travail, et produire des bulletins de paie conformes.
Pas encore de salarié ? Vous n’êtes pas à l’abri. En tant qu’indépendant, vous êtes affilié à l’URSSAF et à la SSI, et vous devez déclarer vos revenus chaque année. Ce n’est pas parce que vous êtes seul à bord que vous échappez aux obligations sociales.
Vos obligations juridiques : celles qu’on oublie souvent
Certaines de ces démarches sont abordées aussi dans notre article sur expert-comptable & création d’entreprise, notamment au moment de rédiger les statuts ou choisir la forme juridique adaptée.
C’est le domaine le plus sous-estimé, et pourtant…. Il ne suffit pas de créer sa société pour que tout roule ensuite. Vous devez mettre à jour vos statuts dès qu’un élément change : nouvelle adresse, activité modifiée, entrée ou sortie d’associés, augmentation de capital…
Chaque année, vous devez aussi tenir une assemblée générale pour approuver vos comptes, rédiger un procès-verbal, et le conserver (voire le déposer selon votre statut).
Et puis, il y a tous ces documents qui doivent être à jour : extrait Kbis, CGV, mentions légales, registre des bénéficiaires effectifs…
Et si vous collectez des données personnelles (spoiler : c’est très probable), le RGPD vous impose des mesures très concrètes. Pas de panique : on vous accompagne là-dessus aussi.
Qui fait quoi, concrètement ?
- L’entrepreneur reste responsable de tout. Eh oui, même si vous déléguez, c’est votre nom en bas du courrier de l’URSSAF.
- Le comptable peut tenir la comptabilité, préparer des documents, mais il ne peut ni les certifier, ni vous représenter.
- L’expert-comptable peut vous conseiller, vous représenter, certifier les comptes, alerter, expliquer… Et surtout, il engage sa responsabilité.
- L’avocat, enfin, est là pour tout ce qui touche au droit pur : contrats, contentieux, droit social complexe.
Le point de vue Osmose : mieux vaut prévenir que rattraper
Chez Osmose, on ne vous fait pas signer une lettre de mission pour oublier votre nom six mois plus tard.
Notre accompagnement inclut :
- Des alertes personnalisées (avant que l’URSSAF le fasse),
- Des outils de suivi clairs,
- Des explications compréhensibles,
- Des rappels d’échéances (sans mauvaise surprise).
On ne fait pas la loi, mais on vous aide à la suivre sans perdre le fil.
Et si vous cherchez les bonnes questions à poser à votre cabinet, lisez notre article Les questions à poser à son expert-comptable.
Questions fréquentes sur les obligations légales
Dois-je obligatoirement tenir une comptabilité ? Oui, sauf si vous êtes en micro-entreprise (et encore, mieux vaut garder une trace de ce que vous faites).
Qu’est-ce que je risque si je ne déclare pas à temps ? Des majorations, des contrôles, et parfois une jolie lettre recommandée. Ce n’est pas ça qui fait grandir une entreprise.
Est-ce qu’un expert-comptable est obligatoire ? Non, mais il vous fait gagner du temps, évite les erreurs, et peut même vous faire économiser de l’argent.
Est-ce que tout peut se faire à distance ? Oui. Et chez Osmose, on vous simplifie ça sans robot ni labyrinthe téléphonique.
Une association a-t-elle les mêmes obligations ? Non, mais certaines obligations comptables, fiscales et juridiques existent aussi. On peut en parler.
