Tout salarié peut, dans le cadre de ses missions professionnelles, être amené à réaliser des déplacements au nom de l’entreprise. Lorsqu’il se déplace à l’aide de son véhicule personnel, il supporte des frais et l’entreprise doit en contrepartie lui verser des indemnités kilométriques. Alors, que couvrent-elles ? Comment en bénéficier ? Tous les déplacements sont-ils concernés ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité des indemnités kilométriques pour déplacements professionnels.
Indemnités kilométriques pour déplacements professionnels : de quoi parle-t-on ?
Les indemnités kilométriques pour déplacements professionnels ne sont autres que les sommes versées par l’entreprise à un collaborateur pour l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels.
Attention : les trajets effectués en avion, taxi ou train ne sont pas concernés par l’indemnité kilométrique. Il s’agira ici de frais réels, remboursés aussi par l’employeur sur présentation de notes de frais. De la même manière, les trajets quotidiens entre le domicile du salarié et l’entreprise ne sont pas concernés non plus.
Comment bénéficier des indemnités kilométriques pour déplacements professionnels ?
Peu importe le statut du salarié en entreprise, son activité professionnelle et son ancienneté. À partir du moment où il y a des frais engagés et des déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel, il est possible d’obtenir un remboursement de la part de l’employeur. Bien entendu, si ce dernier met des véhicules de fonction à disposition de ses collaborateurs, il n’y a pas de remboursement possible.
De plus, pour percevoir un remboursement des frais kilométriques, il y a des conditions à respecter :
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
- Le déplacement ne doit pas concerner le trajet domicile – entreprise. Le remboursement de frais kilométriques ne couvre que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise.
- Le salarié doit avoir en sa possession tous les papiers justifiant ses frais de déplacement. Ces derniers doivent pouvoir montrer à l’entreprise la date, le lieu, le nombre de kilomètres parcourus, ainsi que le client visité.
Si le salarié remplit toutes ces conditions, alors il pourra prétendre au remboursement des frais kilométriques selon un barème fiscal publié chaque année. Enfin, sachez que les indemnités kilométriques sont avantageuses pour le collaborateur puisqu’elles permettent de recevoir une compensation financière. Mais, elles sont aussi une aubaine pour l’employeur qui peut les intégrer à ses charges et réduire ses impôts.
Que couvrent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques visent à couvrir les dépenses générées par l’utilisation d’un véhicule personnel pour un trajet professionnel. Sont considérées comme telles les visites chez les clients, les livraisons, la prospection, etc.
Elles permettent de couvrir les dépenses engagées comme :
- l’usure du véhicule : pneu, réparation, dépréciation du véhicule, etc.
- le coût de l’assurance auto ;
- la consommation de carburant.
Attention, certains frais de déplacement, comme les frais de stationnement, les frais de repas ou encore les péages, ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. Ces dépenses doivent faire l’objet d’une note de frais séparée.
Bon à savoir : conservez bien tous les justificatifs de vos dépenses. Ils sont la preuve de votre déplacement et une condition essentielle pour accéder au remboursement.
Quels types de trajets sont concernés par les dépenses de déplacement ?
Comme indiqué précédemment, tous les trajets réalisés dans l’intérêt de l’entreprise sont considérés comme des déplacements professionnels. Une visite chez le client, par exemple, en fait partie.
Pour se justifier en cas de contrôle de l’Urssaf, l’entreprise doit présenter divers justificatifs comme des échanges de mails, des calendriers en lignes, des plannings ou des ordres de mission.
Bon à savoir : si le trajet domicile-lieu de travail n’est pas concerné par les indemnités kilométriques, le collaborateur peut toutefois déduire ses frais sur sa déclaration de revenus personnelle, à sa propre initiative.
Comment calculer le montant des indemnités kilométriques pour déplacements professionnels ?
Calcul et éléments
Pour déterminer le montant des indemnités kilométriques à rembourser, vous devez vous référer au fameux barème kilométrique mis en place par l’administration fiscale. Il faut ensuite l’appliquer au type de véhicule utilisé, au nombre de chevaux fiscaux et au nombre de kilomètres parcourus. Cela peut sembler compliqué, mais c’est relativement simple en réalité.
Bon à savoir : pour calculer la distance parcourue, n’hésitez pas à vous aider de Google Maps.
Les remboursements des frais kilométriques sont contrôlés. Si l’entreprise effectue des remboursements supérieurs aux seuils fixés par le barème, ils peuvent être considérés comme des avantages en nature et être soumis à l’IR et aux cotisations sociales.
Le barème et ses spécificités
Il existe un barème propre aux voitures et un autre propre aux deux-roues (à l’exclusion du vélo). En 2022, pour alléger l’impact de la hausse du prix du carburant, l’État a accordé un bonus global de 10 % à l’ensemble des véhicules. Les véhicules électriques bénéficient quant à eux d’une majoration de 20 %.
Sachez qu’il n’existe aucune indemnité kilométrique pour les salariés qui se rendent à des missions professionnelles à vélo. En revanche, les entreprises peuvent prendre en charge les frais domicile-travail des salariés qui ont choisi le vélo pour se déplacer. Enfin, n’oubliez pas, comme indiqué plus haut, les indemnités kilométriques ne prennent aucunement en compte les frais de déplacement tels que les frais de péage ou de parking qui relèvent de la note de frais.
La gestion des indemnités kilométriques est toujours une tâche fastidieuse et redoutée en entreprise. Chronophage, elle demande beaucoup de temps et d’attention. Avec Osmose®, passez à la vitesse supérieure et déchargez-vous de ces tâches rébarbatives. Notre offre gestion paie et sociale vous permet de déléguer ce type de mission. Vous pouvez enfin vous recentrer sur des choses beaucoup plus importantes pour votre activité.
